In unserem Blog-Artikel vom Dezember 2016 haben wir das neue Dynamics 365 vorgestellt – Hier gehen wir direkt auf Projektmanagement mit Dynamics 365 Die Project Services stellen dabei ein wesentliches Highlight in der neuen Dynamics 365-Produktfamilie dar und werden in diesem Artikel noch einmal gesondert präsentiert werden.
Unternehmen, die stark projektorientiert arbeiten, haben damit die Möglichkeit, ihre Projekte – von der Identifikation eines Leads bis hin zu der Rechnungslegung – einheitlich zu verwalten. Ganz besonders dabei: die Ressourcenplanung und Kostenschätzung sind jetzt ein integrierter Bestandteil des Vertriebsprozesses. Das steigert die Planungssicherheit, minimiert Projektrisiken und wirkt sich unmittelbar positiv auf die Projektmarge aus. Als IT-Berater sind wir über diese neue Funktionalität besonders begeistert und möchten sie deswegen gerne genauer erläutern.
Alle IT-Beratungsunternehmen kennen diesen natürlichen organisationsinternen Konflikt: der Vertrieb verspricht dem Kunden Funktionen und Features zu unschlagbar günstigen Konditionen und das Projektteam muss dem Druck vom Projektcontrolling zusätzlich zum Lieferdruck vom Kunden auch noch permanent standhalten. Mit der Projekt-Methodologie Dynamics SureStep bietet Microsoft schon seit geraumer Zeit eine Reihe von Best Practices für den Umgang mit diesem Spannungsfeld. Dabei sollten Produktspezialisten und Projektmanager möglichst früh in den Vertriebsprozess miteinbezogen werden. Kundenanforderungen sollten richtig verstanden und die damit verbundenen Aufwände belastbar geschätzt werden. Zusicherungen bezüglich der zeitlichen Planung sollten mit der aktuellen Ressourcenauslastung bzw. -verfügbarkeit abgestimmt sein. Leider fehlte bisher ein dazu passendes, integriertes Werkzeug, das sowohl vom Vertreib als auch von den Projektteams eingesetzt wurde. Das führte oft dazu, dass der optimale Prozess nicht immer korrekt gelebt wurde. Die meisten IT-Berater behalfen sich dabei entweder mit eigenentwickelten Lösungen, die selten wirklich ausgereift waren, oder mit Add-Ons von Drittherstellern, die in der Regel kostenintensiv waren.
Ein weiteres allgemein bekanntes und oft vorkommendes Problem ist, dass die Kundenangebote vom Vertrieb und die Projektpläne der Lieferteams unterschiedlich strukturiert sind. Während der Verkäufer mit dem Kunden über Funktionale Bereiche und Module spricht, denken die immer häufiger agil arbeitenden Projektteams in Teilprojekten, User Stories, Produkt-Backlogs und Sprints. Bei der Übersetzung von der einen in die andere Welt gehen fast immer Informationen und Zuordnungen verloren. Dies erschwert (in manchen Fällen bis zur Unmöglichkeit) die Nachvollziehbarkeit von problematischen Entwicklungen wie Verspätungen oder Kostenexplosionen.
Zum Glück ist jetzt mit Project Services eine Dynamics 365 App verfügbar, die sich nahtlos in die Dynamics Sales App (bisher Dynamics CRM) integriert, sodass beide Lösungen auf eine gemeinsame Datenbasis setzen und Arbeitsabläufe bereichsübergreifend geplant und gesteuert werden können. Alle beteiligten Akteure vom Key Account Manager bis zum Entwickler haben Zugang zu demselben Informationspool. Mit Installation der Dynamics Project Services App tauchen neue Schritte im Standard-Vertriebsprozess von Dynamics Sales (CRM) auf.
Wesentlicher Bestandteil des erweiterten Datenmodells (Entitätenmodells) sind die Objekte rund um Ressourcen. Die Definition generischer Ressourcen mit Skills und spezifischen Kostensätzen ermöglicht es Projektmanagern ihre Projekte unabhängig von der Verfügbarkeit von erforderlichen Mitarbeitern zu planen und zu kalkulieren. Es können dann sowohl Dynamics 365-Benutzer, als auch Kontakte als konkrete Ressourcen angelegt werden, was die Einbeziehung externer Projektpartner in die Planung ermöglicht. Aufgrund dieser Trennung von generischen und eigentlichen Ressourcen lässt sich die Ressourcenplanung komplett fachlich separieren, was in vielen Unternehmen tatsächlich auch so gelebt wird. Ein dediziertes Ressourcenplanungsteam kann so die Einteilung von erforderlichen Fachkräften projektübergreifend steuern, ohne inhaltliche Produkt- oder Technologiekompetenz haben zu müssen. Dabei stehen verschiedene mächtige Werkzeuge zur Verfügung wie Kalenderansichten, Skill-Filter und tabellarische Kostendarstellungen, die die Arbeit der Ressourcenplanung erheblich vereinfachen und verbessern.
Die Zeit- und Kostenerfassung kommt bei Dynamics Project Services auf keinen Fall zu kurz. Ressourcen können Aufwände in beliebig definierbaren Abrechnungsperioden gegen Projekte buchen. Die Kosten, die Marge und die Chargeability werden dabei automatisch auf Projekt, Ressource bzw. Abrechnungsperiode aggregiert. Über die Analysemöglichkeiten dieser Daten mit Hilfe von Microsoft Power BI werden wir in einem unserer nächsten Blog-Einträge berichten.
Selbstverständlich eignet sich diese Lösung nicht nur für IT- und Unternehmensberater. Ingenieurbüros, Bauunternehmer, Forschungseinrichtungen, Investmentbanker, Start-Ups und sonstige Unternehmen, die stark projektorientiert arbeiten, können sich ab sofort darüber freuen, dass mit Dynamics 365 eine ganzheitliche Lösung auf dem Markt ist, die ihren Vertrieb und ihr Projektmanagement in Einklang bringt.
