Digitales Verbandsmanagement

Die für Verbände und Vereine typischen Prozesse und Tätigkeiten in den Bereichen Außenkommunikation, Mitgliedergewinnung und -verwaltung sowie das Gremien- und Eventmanagement können mit Microsoft Dynamics 365 auf einer ganzheitlichen Plattform gestaltet werden.

Verbände im digitalen Strukturwandel

Die Interessenvertretung und Kommunikation mit Mitgliedern und Öffentlichkeit liegt bei Wirtschafts-, Umwelt-, und kirchliche Verbände im Fokus. Ermöglicht wird diese durch eine Vielzahl interner Prozesse – dies betrifft die Verfolgung aktueller relevanter gesellschaftlicher und politischer Entwicklungen, die Abstimmung der Interessen der einzelnen Mitglieder und eine erfolgreiche Außenkommunikation und Positionierung des Verbands. Mittels Veranstaltungen können Informationen und Wissen weitergegeben und Kontakte geknüpft werden.

Mit den Möglichkeiten der Digitalisierung unterliegt diese Kommunikation einem Strukturwandel, der Verbände vor vielfältige Herausforderungen stellt. Zum einen haben sich Kommunikationskanäle verändert oder erweitert. E-Mailkampagnen werden zunehmend automatisiert. Die Einbindung dynamischer Parameter beim Versand erlaubt zudem zielgerichtete E-Mailings, bei denen Versandzeitpunkte und Inhalte durch die Interessen der jeweiligen Kontakte bestimmt werden können.

Neben einer individualisierten Kommunikation können in modernen Multichannel-Kampagnen Websites und mobile Apps eingebunden werden. Die Erweiterung der technischen Möglichkeiten stellt Mitarbeiter:innen aus Kommunikation und Marketing hier vor Veränderungen, welchen durch den Einsatz geeigneter Technologien begegnet werden kann.

Der persönliche Kontakt zu Mitgliedern wird durch die digitale Kommunikation nicht ersetzt. Um bei der Vielzahl an Kontakten, unterschiedlichen Mitgliedschaften und Ansprachen den Überblick zu behalten, helfen digitale und mobil zugängliche Kontaktinformationen. So können jederzeit zum Beispiel Gremienmitgliedschaften oder Interessen eingesehen werden.

Rund um die Anlage von Kontakten, Mitgliedschaften und Gremien lassen sich zudem vielfältig Prozesse automatisieren, die Verbandsmitarbeiter:innen gezielt entlasten und Freiraum für Tätigkeiten mit Impact schaffen können ‒ vorausgesetzt diese Informationen werden digital gepflegt.

Unsere Anforderungen an eine moderne Verbandssoftware

Mit Microsoft Dynamics 365 und der Power Platform können eine Vielzahl der Geschäftsprozesse in Verbänden und Vereinen digital integriert werden.

Zielgerichtete Kommunikation

Multi-Channel Marketing ermöglicht ein zielgruppengerechtes Marketing- und Kampagnenmanagement. Mithilfe moderner Werkzeuge, wie einem E-Mail-Editor und Automatisierungsfunktionen, wird Rezipienten ein personalisiertes Erlebnis geboten. Je nach Anlass können so etwa unterschiedliche Ansprachen pro Kontakt generiert werden ‒ formal inklusive Titel oder persönlich.

Mitgliedergewinnung

Die Aufnahme von Kontaktinformationen oder eine Newsletter-Anmeldung sind oft Ausgangspunkte für eine langjährige Mitgliedschaft. Der in Dynamics 365 integrierte Visitenkarten-Scanner legt Kontaktinformationen komfortabel im System ab. Nach der ersten Kontaktaufnahme können weitere Interaktionen dazu dienen, die Interessent:in besser kennenzulernen und systematisch eine zielgerichtete Kommunikation aufzubauen.

Mitgliederverwaltung

Die Kontaktverwaltung wird in Dynamics 365 angereichert durch Informationen zu den Mitgliedschaften von Kontakten und Firmen: von der Adressverwaltung und einfacher Kontaktaufnahme mit Mitgliedern, über die Pflege von bestehenden Mitgliedschaften bis hin zur frühzeitigen Warnung vor ablaufenden Mitgliedschaften. Mit Dynamics 365 sind Ihre Kontakte sicher und zugriffsgeschützt abgelegt und können von überall aus abgerufen werden.

Als Digitalisierungspartner hilft Ihnen PROLAN bei der Einführung von Microsoft Dynamics 365. Anhand vorangegangener Best Practices erweitern wir mit Ihnen die Plattform um Verbandsspezifische Funktionen wie das Management des gesamten Membership Lifecycles.

Gremienverwaltung

Die Anlage und Verwaltung von Gremien findet direkt in Dynamics 365 statt. Den Gremien können so ohne Umwege Kontakte und Interessen zugeordnet werden. Ebenso ist die Synchronisation von Gremiumsmitgliedschaften aus Anmeldungen aus externe n Systemen wie dem Mitgliederportal möglich. Gremienmitgliedschaften können in Verbindung mi dem Eventmanagement etwa zum automatischen Versand von Sitzungseinladungen genutzt werden.

Eventmanagement

Nach der Festlegung der Veranstaltungseckdaten können Kontaktinformationen und die Marketingtools in Dynamics 365 für das Eventmarketing verwendet werden. Anmeldungen auf der Eventwebseite oder über die üblichen Eventportale werden automatisch in Dynamics 365 synchronisiert, wo die aktuellen Event- und Teilnehmerinformationen für die weitere Kommunikation und Organisation genutzt werden können.

Kollaboration

Als ideale Ergänzung zu Dynamics 365 bietet Microsoft 365 mit Microsoft Teams alles, was Ihre Mitarbeiter:innen zur Kommunikation und Planung benötigen: Nachrichten, Sprach- und Videoanrufe inklusive Live-Screensharing in privaten und Gruppenchats. Die nahtlose Integration von WordExcelPowerPoint, die in Tabs zu den Chats und Teams hinzugefügt werden können, ermöglicht die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit.

Von vielen Einzellösungen zu einer Lösung – Microsoft Dynamics 365 als Plattform

Microsoft Dynamics 365 und die Microsoft Power Platform vereinen viele Anforderungen in einer ganzheitlichen und flexibel anpassbaren Cloud-Lösung. Marketing über E-Mailkampagnen, Landing Pages und soziale Netzwerke, aber auch Mitgliedermanagement und Reportings können mit Microsoft Dynamics 365 über eine zentrale, einheitliche Datenhaltung informationsübergreifend gestaltet werden.

Durch die Integration von Microsoft Teams und Outlook kann in Dynamics 365 innerhalb eines Datensatzes gechattet werden. E-Mailkonversationen aus Outlook können ebenfalls Datensätzen zugeordnet werden und werden fortan dort mitverfolgt. Ebenso kann die Kommunikation in Teams durch Informationen aus Dynamics 365 oder erweiterte Auswertungen in Microsoft Power BI ergänzt werden.

Neben einer komfortablen Möglichkeit zur internen und externen Verbandskommunikation ergeben sich durch den Plattformansatz weitere Vorteile für Verbände. Die zentrale Datenhaltung in Microsoft Dataverse ermöglicht die nahtlose Einbindung von Datenvisualisierung und Prozessautomatisierung mit Microsoft Power BI, beziehungsweise Microsoft Power Automate. Ein Schnittstellenmanagement und redundante Datenhaltung werden nachhaltig reduziert. Mit den Microsoft Power Pages können unkompliziert Self-Service-Portale erstellt werden. Über diese können Verbandsmitglieder selbstständig ausgewählte eigene Informationen bearbeiten und der Bearbeitungsaufwand für Mitarbeiter:innen wird reduziert.

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Aggregation und Visualisierung von Kennzahlen mithilfe von Microsoft Power BI

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Durch die nahtlose Integration zu anderen Microsoft Produkten in der Cloud können mithilfe von Power Bi interaktive Dashboards und Berichte gebaut werden.

So können Sie beispielsweise den Erfolg Ihrer Marketingkampagnen mithilfe eines Dashboards visualisieren oder komplexe Berichte zur Analyse des Spenderverhaltens und zur Überwachung wichtiger Fundraising-Kennzahlen erstellen. Die Dashboards können entweder in Dynamics 365 eingebettet oder über eine eigenstehende Webanwendung aufgerufen werden. Des Weiteren gibt es eine Tablet- und eine Mobileapp. So können Sie von überall und mit jeden Endgerät Ihre Daten in Echtzeit analysieren und auswerten. Es hilft Ihnen dabei Ihre Spender-Zielgruppen noch zweckorientierter und personalisierter anzusprechen.

PROLAN als Technologiepartner

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Spezialisiert auf NGOs und Verbände

Ein Großteil unserer Kund:innen stammen aus dem gemeinnützigen Bereich und wir freuen uns, diesen Anteil weiter wachsen zu lassen. Mit unserem über die Jahre gewachsenen Domänenwissen unterstützen wir Sie bei Architektur- und Prozessüberlegungen.

Bei uns kommt alles aus einer Hand

Die in Zusammenarbeit mit NGOs/NPOs und Verbänden durchgeführten Projekte erstrecken sich über verschiedene Abteilungen: Sie umfassen IT-Infrastruktur, Netzwerke, IaaS und die Einführung digitaler Unternehmens-/ Organisationsprozesse in der Cloud.

Wir sind langjähriger Microsoftpartner

Zusätzlich zu unserem Domänenwissen zu NGOs und Verbänden sind wir langjähriger zertifizierter Microsoft Partner. Mit unserer Erfahrung hinsichtlich Prozessen und Technologie beraten wir Sie und Ihr Team ganzheitlich zu IT-Bedürfnissen.

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Ihr Ansprechpartner

Alan Rachid

E-Mail: info@prolan.de

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