Arbeitsabläufe optimieren –
eigene Apps bauen und Excel & Co. ersetzen

Verwenden Sie Geschäftsprozesse, bei denen Sie papierbasierte Dokumente bearbeiten müssen? Oder haben Sie ein Excel- oder Access-basiertes Tool gebaut, weil Ihre eigentlichen IT-Anwendungen Funktionalitäten nicht bereitstellen?

Wenn ja, stehen Sie vermutlich vor der Herausforderung diese komplexen und nicht-digitalen Prozesse abzulösen. Oder Sie verwalten und pflegen eine Schatten-IT mit Excel-Dateien, Google Docs und Access-Datenbanken in unterschiedlichster Versionen. Klingt anstrengend.

Muss aber nicht: Mithilfe neuer Low-Code-Technologien von Microsoft können solche Geschäftsprozesse optimiert werden. Und zwar mit modernen Apps, die sowohl auf Ihrem mobilen Endgerät, als auch auf Ihrem Laptop laufen.

Komplizierte Prozesse entstehen einfach – weil es mal schnell gehen musste.

Niemand macht es absichtlich so kompliziert – es passiert einfach weil rasch eine Lösung her musste. Oder weil die Technik es nicht anders hergegeben hat. Und weil es meist nicht das Kerngeschäft betrifft, steht es selten im Fokus. Es geht oft um Arbeit, um überhaupt arbeiten zu können: Urlaub einreichen oder Arbeitszeit aufschreiben sollte nicht so kompliziert sein – es sollte niemanden von den eigentlichen Aufgaben abhalten.

Schnell ist eine Excelliste oder ähnliches angelegt, in der alle ihren Urlaub eintragen sollen. Alles in einem Dokument – dort kann es überprüft werden – fertig. Auf Dauer aber problematisch: Es wird oft etwas übersehen, im Kalender muss es auch nochmal eingetragen werden, Urlaub wurde doch nicht freigegeben oder fast zu spät – etc. Das raubt auf Dauer Zeit und Nerven.

Es lohnt sich solche Prozesse genauer unter die Lupe zu nehmen und zu prüfen ob es wirklich so kompliziert sein muss.

Weg vom Chaos mit einzelnen Excel- oder Word-Dateien

Ein einfacher Urlaubsantrag ist schnell ein komplexer Prozess geworden – das kann man hier recht anschaulich sehen. Exemplarisch ist hier der Urlaubs-Genehmigungsprozess einer unserer Kunden zu sehen, den wir gemeinsam aufgenommen und visualisiert haben. Im Anschluss wurde der optimiert und digitalisiert mit Hilfe einer PowerApp.

Hin zu automatisierten Abläufen mithilfe von leicht erstellbaren Apps

Die Beantragung und Genehmigung spielt sich lediglich in einem Medium ab. Beteiligt sind künftig nur noch zwei Personen. Der gesamte Prozess konnte von abermals 30 Minuten auf 10 Minuten reduziert werden. Unser Kunde spart künftig mindestens 300 Stunden im Jahr administrativen Aufwand.

Die Erstellung der App benötigte nur 5 Schritte!

Gibt es bei Ihnen auch komplizierte alltägliche Büro-Prozesse?

Gerne schauen wir gemeinsam genauer hin und beraten Sie zu konkreten Verbesserungen.

Fallbeispiel

In 5 Schritten: Urlaubsanträge – so einfach wie noch nie

Schritt 1: App-Idee

Im ersten Schritt suchen wir ein abgrenzbares Anwendungs-Szenario für die Einführung einer modernen App. Schauen Sie sich hierfür Ihre internen Prozesse an: Haben Sie einen excelbasierten, manuellen oder komplizierten Arbeitsaufwand? Dies könnte Ihr Anwendungszenario sein.

Schritt 2: Workshop

In einem Workshop erarbeiten wir ein gemeinsames Verständnis für Ihre Erwartungen an die App. Wir identifizieren Benutzergruppen, deren Nutzungs-Ziele und definieren die Probleme, die durch den Einsatz einer App gelöst werden sollen. Außerdem evaluieren wir die Voraussetzungen für die Entwicklung einer Low-Code-App mithilfe von Microsoft Technologien.

Schritt 3: Design

Für unterschiedliche Benutzer:innengruppen werden die benötigten Funktionen innerhalb der App konzipiert. Wir visualisieren gemeinsam mit Ihnen die Screen-Designs und erarbeiten einen ersten Klick-Dummy - damit können Sie früh die Benutzer:innenführung der App verstehen und prüfen. So können wir vor der eigentlichen Umsetzung die Benutzerfreundlichkeit erproben.

Schritt 4: Umsetzung

Nach der Freigabe des App-Designs entwickeln wir die App mit den Low-Code Werkzeugen von Microsoft. Die Entwicklung wird von unseren erfahrenen Berater:innen in enger Rücksprache mit Ihnen durchgeführt. Gerne können wir auch mit Ihnen gemeinsam in die Entwicklung gehen – so können Sie beim nächsten Mal eine solche App intern selbst entwickeln.

Schritt 5: Schulung und Einführung

Damit die App auch genutzt wird, werden die Anwender:innen geschult. Bei unterschiedlichen Nutzerkreise von die App gibt es auch separate Schulungen, sodass wir auf Feinheiten und Unterschiede eingehen können.