Wenn ja, stehen Sie vermutlich vor der Herausforderung diese komplexen und nicht-digitalen Prozesse abzulösen. Oder Sie verwalten und pflegen eine Schatten-IT mit Excel-Dateien, Google Docs und Access-Datenbanken in unterschiedlichster Versionen. Klingt anstrengend.
Muss aber nicht: Mithilfe neuer Low-Code-Technologien von Mircosoft können solche Geschäftsprozesse optimiert werden. Und zwar mit modernen Apps, die sowohl auf Ihrem mobilen Endgerät, als auch auf Ihrem Laptop laufen.
Komplizierte Prozesse entstehen einfach – weil es mal schnell gehen musste.
Niemand macht es absichtlich so kompliziert – es passiert einfach weil rasch eine Lösung her musste. Oder weil die Technik es nicht anders hergegeben hat. Und weil es meist nicht das Kerngeschäft betrifft, steht es selten im Fokus. Es geht oft um Arbeit mit Arbeit: Urlaub möchte eingereicht werden, irgendwo muss die Länge notiert werden und wie viele Urlaubstage etc. Eigentlich möchte man doch aber nur in den Urlaub fahren und vorher seine Aufgaben erledigen.
Schnell ist eine Excelliste oder ähnliches angelegt, in der alle ihren Urlaub eintragen sollen. Alles in einem Dokument – dort kann es überprüft werden – fertig. Auf Dauer aber problematisch: Es wird oft etwas übersehen, im Kalender muss es auch nochmal eingetragen werden, Urlaub wurde doch nicht freigegeben oder fast zu spät – etc. Das raubt auf Dauer Zeit und Nerven.
Es lohnt sich solche Prozesse genauer unter die Lupe zu nehmen und zu prüfen ob es wirklich so kompliziert sein muss.
Weg vom Chaos mit einzelnen Excel- oder Word-Dateien
Ein einfacher Urlaubsantrag ist schnell ein komplexer Prozess geworden – das lässt sich recht einfach darstellen. Exemplarisch ist hier der Urlaubs-Genehmigungsprozess einer unserer Kunden zu sehen, den wir gemeinsam aufgenommen und visualisiert haben. Im Anschluss wurde der optimiert und digitalisiert mit Hilfe einer PowerApp.
Hin zu automatisierten Abläufen mithilfe von leicht erstellbaren Apps
Die Beantragung und Genehmigung spielt sich lediglich in einem Medium ab. Beteiligt sind künftig nur noch zwei Personen. Der gesamte Prozess konnte von abermals 30 Minuten auf 10 Minuten reduziert werden. Unser Kunde spart künftig mindestens 300 Stunden im Jahr administrativen Aufwand.
Die Erstellung der App benötigte nur 5 Schritte!
