integrierte Zeiterfassung mit Microsoft Power Apps

14. September 2022

Ausgangslage

Am 13.09.2022 hat das Bundesarbeitsgericht den Beschluss der Einführung zur elektronischen Zeiterfassung in den Betrieben gefasst.

„Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Aufgrund dieser gesetzlichen Pflicht kann der Betriebsrat die Einführung eines Systems der (elektronischen) Arbeitszeiterfassung im Betrieb nicht mithilfe der Einigungsstelle erzwingen. Ein entsprechendes Mitbestimmungsrecht nach § 87 BetrVG besteht nur, wenn und soweit die betriebliche Angelegenheit nicht schon gesetzlich geregelt ist.“  (Bundesarbeitsgericht vom 13.09.2022 – Einführung elektronischer Zeiterfassung – Initiativrecht des Betriebsrats – Das Bundesarbeitsgericht)

 

Im folgenden Artikel stellen wir eine digitale Lösung zum Erfassen und Genehmigen von Arbeitszeiten auf Basis der Microsoft Power Platform vor. Bei der PROLAN Datensysteme GmbH erfüllen wir durch die Zeiterfassung nicht nur gesetzlichen Vorgaben, sondern nutzen die erfassten Daten darüber hinaus zur Rechnungserstellung und zur Projektplanung.

 

Das kundenorientierte Projektgeschäft der PROLAN erfordert die kontinuierliche Erfassung der Arbeitszeiten auf Projekten. Wir verwenden dazu eine Lösung aus Standardanwendungen und einer eigens entwickelten App.

 

Lösungsansatz der PROLAN

Komponenten

Unsere Basis für die Datenhaltung bildet die Projektmanagement Software Microsoft Dynamics 365 Project Operations. Hier werden die Projekte mit den entsprechenden Unteraufgaben in einer hierarchischen Ansicht von den Projektverantwortlichen gepflegt. Zu jeder Aufgabe werden Mitarbeiter:innen zugeordnet und somit zum Erfassen der Zeiten auf diese „Projekt Tasks“ freigeschaltet. Die zu den Aufgaben erfassten Zeiten werden in Dynamics 365 Project Operations gespeichert und bilden die Grundlage für die Rechnungslegung an den Kunden.

 

Zielstellung

Um den Aufwand der Zeiterfassung zu reduzieren und das Handling für die Mitarbeiter:innen zu erleichtern, haben wir uns für die Entwicklung einer Canvas App in der Microsoft Power Platform entschieden. Die Herausforderung lag darin, eine Oberfläche zu entwickeln, die die Akzeptanz zur Zeiterfassung bei den Anweder:innen sicherstellt.

Die intuitive Bedienung der App und die Beschränkung auf wenige Eingabeparameter reduzieren zudem Fehler bei der Erfassung. Ein Resultat davon ist, dass die Pflege der erbrachten Aufwände zur täglichen Routine geworden ist.

 

Umsetzung

Ein Zeitantrag ist mit wenigen Klicks erstellt. Folgende Parameter müssen eingegeben werden:

  • Datum: Dahinter verbirgt sich eine Kalenderauswahl. Hier wird immer das aktuelle Datum vorausgewählt.
  • Projekt: Auswahlliste der Projekte zu denen die Mitarbeiter:in zum aktuellen Datum zugeordnet ist.
  • Projekt Task: Auswahlliste der Projektaufgaben zu denen die Mitarbeiter:in zum aktuellen Datum zugeordnet ist.
  • Dauer: Die Dauer kann in 15-Minuten-Schritten über den Schieberegler gesetzt werden.
  • Beschreibung: Freitextfeld für Zusatzinformationen zu den Zeiteinträgen. Diese Informationen können wir nachfolgend auf Rechnungen andrucken.

 

PROLAN Zeiterfassung als Microsoft Power App

Abbildung der PROLAN App für die Zeiterfassung

 

 

Genehmigungsprozess

Bei Klick auf den Absenden-Button wird der Zeiteintrag zum Projektverantwortlichen zwecks Genehmigung geschickt. Gleichzeitig wird der Eintrag zur weiteren Bearbeitung gesperrt.  Klickt der/die Mitarbeiter:in auf „Entwurf“ wird der Zeiteintrag zwischengespeichert und verweilt zur späteren Bearbeitung in einer Liste der offenen Zeiteinträge.

Der Genehmigungsprozess entspricht dem Standard in Dynamics 365 Project Operations. Pro Projekt kann eine oder mehrere Verantwortliche zum Genehmigen der Zeiteinträge definiert werden. Alle zur Genehmigung versendeten Zeiteinträge erscheinen in einer „Genehmigungsliste“ bei den Projektverantwortlichen. Die Einträge können dann einzeln oder in Gruppen genehmigt, oder mit einem Kommentar abgelehnt und an den Erfasser zurückgegeben werden.

 

Verfügbarkeit

Sie können die Canvas App von verschiedensten Endgeräten ausführen:

  • Direkt im Browser
  • Über die Einbindung in Dynamics 365 Modulen
  • In Microsoft Teams
  • Als App auf mobilen Endgeräten: I Phone, I Pad, Tablets und Telefone mit Android Betriebssystem

 

Fazit

Die beschriebene Lösung zeigt die perfekte Integration einer Power App in bestehende Geschäftsprozesse und Anwendungen.

Mit Microsoft Power Apps erstellen Sie einfache Lösungen für Ihre Geschäftsprozesse. Somit können Sie aus einer großen Auswahl an Vorlagen wählen oder eigene Apps im Power Apps Studio mithilfe des einfachen Point-and-Click-Verfahrens entwickeln. Mit über 200 verschiedenen Konnektoren zu Anwendungen wie Excel, SharePoint oder Dynamics 365 stehen Ihnen unzählige Möglichkeiten zur Vereinfachung und Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse zur Verfügung.

PROLAN Datensysteme GmbH unterstützt Sie dabei von der Beratung über die konkrete Umsetzung bis hin zur Schulung von Mitarbeitern.

 

Weitere Informationen zur Erstellung von Anwendungen mit Microsoft Power Apps finden Sie unter https://www.prolan.de/blog/microsoft-powerapps-erstellen/