Strategiefrage: Kommunikation im Unternehmen

In diesem Beitrag geht es darum, wie sich die interne & externe Unternehmenskommunikation optimieren lässt. Ich setze hier bewusst mein Augenmerk auf die E-Mail-Kommunikation, da diese meist überladen ist.

Für die Optimierung nehme ich Bezug auf aktuelle Themen wie: Datenschutz, Archivierung (Rechtliches), Effizienz.

An der Quantität der zu bewältigenden Informationen ändert dies nichts, wohl aber wie viele davon meist schon wieder obsolet sind, wenn diese gelesen werden.

Bin noch kurz die Welt retten,… noch 148 Mails checken…

– Tim Bendzko

Strategiefrage: Kommunikation im Unternehmen

Zur Darstellung der Kommunikation im Unternehmen, muss natürlich zwischen Interner und Externer unterschieden werden. Interne Kommunikation wird durch Teams dargestellt, während die externe Kommunikation mit dem Kunden stattfindet.

 

Lösungsansatz

Meist lässt sich eine Überladung eines Kommunikationsmediums (E-Mail) und der damit einhergehenden Überlastung der Mitarbeiter lösen, in dem dieses durch ein geeigneteres Medium entlastet wird.

Mattermost – Chatdienst mit eigenem Server ohne Weiterleitung von Daten zu anderen Servern

  • Server: Linux
  • Desktop-Clients für: Windows, Mac, Linux
  • App-Clients: iOS, Android
  • WebClient: ja
  • alle Produkte kommen von einem Hersteller

Matrix – Chatdienst mit eigenen Servern welche auch die Kommunikation mit anderen Servern zulässt

  • Server: Linux
  • Desktop-Clients für: Windows, Mac, Linux
  • App-Clients: iOS, Android
  • WebClient: ja
  • alle Produkte sind einzelne öffentliche Projekte, mehrere Anbieter

Durch das Weiterleiten von Matrix an dritte Server disqualifiziert sich Matrix eigentlich, generell dürfte es aber die Möglichkeit geben, dies durch Firewalls zu unterbinden. Interessant an Matrix ist, dass von Frankreich (Behörden) ein Projekt zur Schaffung eines übergreifenden Staats-Chat-Netzwerks für alle Bürger mit den Behörden erteilt wurde. Quelle: https://www.golem.de/news/statt-whatsapp-frankreich-wandert-in-die-matrix-1902-139167.html

Beschleunigte Kommunikation

Wie kann ich die Kommunikation beschleunigen, dass Meldungen mit kurzer Halbwertszeit zeitnah bearbeitet werden können? Hier kommt natürlich das WhatsApp-Beispiel: Unternehmens-Chats können für die schnelle Absprache schon eine echte Hilfe sein, solange sichergestellt ist, dass mit den Daten ordentlich umgegangen wird. Ein fragwürdiger Umgang ist aber auch problemlos mit E-Mails möglich – mehr unter Datenschutz.

Ziel des Unternehmenschats sollte auf jeden Fall sein, nur Informationen auf dieses Medium zu übertragen, die eher eine geringe Halbwertszeit aufweisen. Also beispielsweise: Ankündigungen, Diskussionen, Hinweise, Meldungen oder Rückfragen.

Zu beachten ist hier aber auch, dass die Überladung eines Mediums (E-Mail) nicht auf dem Unternehmenschat wiederholt wird. Hier sollte darauf geachtet werden, dass die Benachrichtigungen so steuerbar sind, dass eine Verdrossenheit bei den Mitarbeitern vermieden wird. Neben der generellen Steuerung der Benachrichtigungen, können bei Mattermost auch die Benachrichtigungen einzelner Kanäle deaktiviert werden.

Datenschutz

Warum ist es eigentlich so schwer datenschutzkonform mit E-Mails zu kommunizieren? Das liegt meist daran, dass die E-Mail durch mehrere Hände geht als die des Senders und Empfängers. Gleiches gilt für WhatsApp, hier ist der Man-in-the-Middle Facebook.

Um eine ordentliche Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu gewährleisten sind beide Seiten gefordert und dies ist meist für Kunden ein großer Nachteil.

Privatpersonen werden sich eher keine eigene Verschlüsselungsinfrastruktur aufbauen, um datenschutzkonform Daten zu übertragen.

Die meisten Lösungen für Unternehmenschats verwenden eine einfache SSL/TLS-Verschlüsselung. Also eine Transport- und keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Da die Daten aber nur auf dem zentralen Unternehmensserver und den Endgeräten gespeichert werden, ist dies auch nicht zwingend notwendig.

Hier könnte eine MDM/MAM-Lösung wie Citrix NetScaler Gateway & XenMobile helfen.Auf den mobilen Endgeräten werden die Unternehmensdaten in verschlüsselten Containern abgelegt. Zusätzlich wird ein VPN-Tunnel vom mobilen Endgerät zum Firmen-Gateway aufgebaut und
stellt eine zusätzliche Transportverschlüsselung bereit. Dieser VPN-Tunnel des mobilen Endgeräts kann auch zur Absicherung der E-Mails verwendet werden.

Archivierung

Auch neben der Differenzierung der Halbwertszeit von Nachrichten sollte auch beachtet werden, inwiefern interne Kommunikation die Datenhaltung beeinflusst.

Wie viel Speicherplatz verbraucht die interne Kommunikation (E-Mail) auf Mailserver und Archiv? Ich schicke ein 5MB-PDF per Mail an meine 5 Kollegen – 6x 5MB weg, eine Mail wird ja auch in meinen gesendeten Objekten abgelegt. Stellen Sie sich jetzt vor, jeder Kollege antwortet mir mit dem Anhang? Zusätzlich würden alle Mails auch noch archiviert werden, da eine automatische Archivierung stattfindet – was für eine Redundanz!

Hierzu eine interessante Aussage eines Datenschützers, mit dem ich zu tun hatte:

Alle rechtlichen Dokumente müssen archiviert werden, es ist dem Mitarbeiter nicht zumutbar dies selektiv vorzunehmen.

Schon aus der Sicht der Qualitätssicherung stimmt dies, denn sonst könnte ich ja alles was mir nicht passt einfach nicht archivieren = rechtskonformes Archivieren.

Zusätzlich ist dann aber der zweite Satz vom Datenschützer für viele die Erlösung:

Archiviert werden müssen alle Dokumente die das Unternehmen betreten oder verlassen…

Hiermit wäre also besonders bei vorhandenen Systemen geholfen, die alle E-Mails archivieren,
wenn die interne Kommunikation ausgelagert werden würde.

Fazit

Datenschutztechnisch ist es auf jeden Fall empfehlenswert, seinen Unternehmensdaten nicht an Dritte auszulagern. Ob damit auch die Kundenkommunikation direkt mit einbezogen werden kann, sollte vorher mit den eigenen Prozessen in Einklang gebracht werden.

Eventuell sind mit der Auslagerung der internen Kommunikation sogar Einsparungen im Speicherplatzverbrauch möglich, solange der Unternehmenschat eine Bereinigung älterer Mitteilungen durchführt. Meist wird dies sogar vom Betriebsrat oder dem „Recht auf Vergessenwerden bzw. die Löschungspflicht nach DSGVO“ eingefordert.

Und außerdem freut sich jeder, wenn etwas einfach zu handhaben ist und nicht 40 Mails mit kleinen Fragen der Kollegen im Posteingang warten, oder?

Empfehlung meinerseits: Mattermost, hierzu folgt ein Produkt-Review.