Was machen gute Events aus? Guter Inhalt ist nicht das einzige Merkmal von Veranstaltungen, die in positiver Erinnerung bleiben. Eine gute Planung und ein reibungsloser Ablauf am Eventtag sind ebenso wichtig. Um dies für ihre Besucher*innen zu gewährleisten, kam ein Kunde mit einer spannenden Anfrage auf uns zu: Um Aufwand und Wartezeiten für Teilnehmer*innen einer Veranstaltung zu reduzieren, sollte der Prozess, inklusive Druck der Namens-Etiketten, automatisiert und vereinfacht werden.
Für den Jahresempfang einer unserer Kund*innen wurde PROLAN gebeten, den Check-In mit Etikettendruck beim Event technisch zu unterstützen. Der Versand der Einladungen, die Anmeldungen und Check-Ins der Besucher*innen sollten in der D365 Marketing Lösung von Microsoft abgebildet werden und den Druck der Namens-Etiketten haben wir nach Evaluierung verschiedener Möglichkeiten mit einer uns vertrauten Anwendung: DocumentsCorePack umgesetzt.
Eventmanagement mit Microsoft Dynamics for Marketing
Die Eventmanagement App von Microsoft Dynamics for Marketing beinhaltet standardmäßig fast alle benötigten Funktionen, die zur Planung und Durchführung verschiedener Veranstaltungsformate benötigt werden. Diese bildeten die Grundlage für die Implementierung des Prozesses.
Das Event
Der Ablauf vor Ort sollte wie folgt aussehen. Die Teilnehmer*innen kommen am Tag des Events mit einer digitalen Einladung zum Check-In, in die ein QR-Code integriert wurde. Dieser wird dort mit Hilfe einer App gescannt, was den Druck der Etiketten anstößt. Der Check-In sollte nicht länger als ein paar Sekunden dauern, um unnötige Wartezeit für die Gäst*innen zu vermeiden. Vor Ort sollte es 3 Check-In Schalter geben, mit jeweils einem Scanner und Drucker.
Zusätzlich zu dem automatisierten Druck sollte es noch die Möglichkeit für einen manuellen Check-In geben, falls die Teilnehmer*innen sich noch nicht registriert und dementsprechend keinen QR-Code haben. In diesem Fall sollten die Gäst*innen vor Ort für die Veranstaltung über Microsoft Dynamics for Marketing manuell registriert und eingecheckt werden. Die Automatisierung des Etikettendrucks musste also für beide Fälle implementiert werden. Gesagt, getan!
Die Schwierigkeit der Aufgabe lässt sich leicht ablesen. Es musste eine Lösung gefunden werden, um Prozesse innerhalb der Cloud mit lokal installierten Druckern zu verbinden. Die Etiketten sollten in Dynamics for Marketing erzeugt, abgespeichert und mithilfe eines Druckauftrages versendet werden. Die Drucker jedoch wurden lokal an unterschiedlichen Laptops installiert.
Und wer schon einmal das Vergnügen hatte, Drucker zu installieren und konfigurieren, weiß wie aufwendig dieses Unterfangen werden kann, eine weitere, nicht zu unterschätzende Schwierigkeit.
Nun wo die Rahmenbedingungen klar waren, konnten wir uns ans Werk machen. Zunächst haben wir mit der Erstellung eines Konzepts begonnen, in dem wir die einzelnen Schritte des Prozesses visualisiert haben. Anhand dessen konnten wir entscheiden, welche Schritte mit Dynamics for Marketing abgebildet werden konnten und wo Anpassungen und Hilfe durch Drittanbieter-Tools benötigt wurde. Unsere Anforderung, alle Schritte ausschließlich durch Dynamics for Marketing abzubilden, war leider nicht möglich. Unser fertiges Konzept sah folgendermaßen aus:
Die Planung und Durchführung des Events erfolgte in der Eventmanagement App von Dynamics for Marketing. Nach Erstellung der Veranstaltung wurden die Teilnehmer*innen mit Hilfe eines Kundenkontaktverlaufs per E-Mail eingeladen. Die Einladung beinhaltete einen Link zu einem Registrierungsportal, über das die Teilnehmenden sich für die Veranstaltung anmelden können.
Durch die Registrierung der Besucher*innen wurde in Microsoft Dynamics ein entsprechender Anmeldungsdatensatz mit QR-Code erstellt, was den Einstiegspunkt für den Etiketten-Prozess darstellte. Durch die Erstellung der Anmeldung für den Kontakt wurden zwei Power Automate Flows gestartet. Die Eventmanagement App beinhaltet einen Prozess, der nach Registrierung eine E-Mail mit Anmeldebestätigung und dem eingebetteten QR-Code an die Teilnehmer*innen verschickt. Dadurch wird am Veranstaltungstag ein einfacher und schneller Check-In ermöglicht und diente uns als Ausgangspunkt für den letztendlichen Druck der Etiketten. Dazu aber später mehr.
Custom Flow und das Add-On DocumentsCorePack
Zusätzlich haben wir einen Custom Flow erstellt, der für die angemeldete Person das Etikett erzeugt und es in den Notizen auf dem Anmeldedatensatz speichert. Um diese Anforderungen umsetzen zu können, haben wir auf das Add-On DocumentsCorePack von MSCRM-Add-Ons zurückgegriffen. Dieses Tool bietet die Möglichkeit Dokumente direkt aus dem CRM heraus zu erstellen und mit den Daten aus dem System zu füttern. Die Vorlagenerstellung läuft über MS Word, wodurch eine einfache Handhabung gegeben ist und keine neue Benutzeroberfläche erlernt werden muss. Ausschlaggebend für die Entscheidung DocumentsCorePack zu nutzen, war die Möglichkeit zur Automatisierung, die uns das Tool zur Verfügung stellt. Das Add-On kommt mit einer Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten für Power Automate, die helfen, Dokumente automatisiert zu erstellen und zu drucken.
Bevor mit dem Flow gestartet werden konnte, musste die Vorlage für die Etiketten erstellt werden. Diese sah vergleichsweise einfach aus, es sollten lediglich Name und Arbeitgeber der Teilnehmer*innen zu sehen sein. Das Format der Vorlage wurde von dem Etikettendrucker vorgegeben.
Zum Live-Drucken der Etiketten haben wir auf 4 Laptops jeweils einen Etiketten-Drucker installiert und eingerichtet. Um eine Verbindung zwischen den Druckern und den Prozessen im CRM zu ermöglichen, haben wir die Print Application von DocumentsCorePack auf den Laptops installiert. Die dort erstellten Print Jobs ermöglichten uns, die Drucker in den Flows anzusprechen.
Der Print Job enthält neben dem Drucker, der angesprochen werden sollte, noch die Formatierungen der Vorlage. Diese mussten an die Formatvorlagen der Etiketten angepasst werden, damit die Informationen schön formatiert auf dem Etikett gedruckt werden konnten.
Automatisierung des Druckens
Nachdem die Drucker installiert, eingerichtet und aus dem CRM erreichbar waren, konnte mit der Automatisierung des Druckens fortgefahren werden. Dafür erstellten wir einen weiteren Custom Flow.
Der Einstiegspunkt in diesen Druck-Workflow stellt der Scan des QR-Codes dar. Durch diesen wurde im CRM ein Check-In Datensatz für die teilnehmende Person erstellt, welcher unseren Custom Flow gestartet hat. Dieser holte sich für die einzucheckende Person das bereits erstellte Etikett von der Anmeldung und schickte es an den angeschlossenen Drucker. Damit der Druckauftrag nicht an den nächstfreien Drucker gesendet wird, wurden die Mitarbeiter*innen in 4 Teams unterteilt. Jedem Team wurde im Flow ein Drucker zugewiesen. Da die Mitarbeiter*innen die App mit ihrem User ausführten, konnten wir über die Zuordnung der Teams den jeweiligen Drucker ansteuern. Die Lösung mit den Teams hatte einen weiteren Vorteil. Wenn zusätzlich Mitarbeiter*innen zum Scannen des QR-Codes bei großem Andrang aushelfen müssen, konnten diese einfach den Teams zugeordnet werden.
Der Prozess war nun vollständig umgesetzt und der Tag der Veranstaltung stand kurz bevor. Unsere Testverläufe waren vielversprechend, das Drucken der Etiketten verlief schnell und reibungslos.
Der Check-In beim Event lief dank unserer Lösung bestens. Vor Eventstart gab es eine kurze Einführung in den Prozess durch eine Kollegin von uns. Die Drucker wurden aufgebaut, Scan-Apps eingerichtet und die technischen Worst Case Szenarios mit entsprechender Lösung besprochen. Alle wichtigen Informationen hatten wir auch noch einmal ausgedruckt parat.
Das Feedback
Das Feedback unserer Kund*innen war durchweg positiv. Der Check-In, inklusive Druck der Etiketten, verlief schnell und reibungslos. Die Gäst*innen konnten sich voll und ganz auf das Event freuen, ohne aufwendige Prozesse und langen Wartezeiten. Auch die Mitarbeiter*innen vor Ort konnten durch den automatisierten Prozess entlastet werden. Uns hat das sehr gefreut und wir sind gespannt auf die kommenden Events!
Habt ihr Fragen zur Umsetzung des Etikettendrucks aus Dynamics 365, der Eventmarketing App oder dem DocumentsCorePack?
Dann meldet euch gern bei uns!
