Beim diesjährigen Sommerfest wurde bei PROLAN erstmals ein digital gestützter Check-in-Prozess umgesetzt. Grundlage war eine Kombination aus Microsoft Dynamics 365 Real Time Marketing, Power Automate und Microsoft Forms. Unsere Gäste wurden an zwei Selfservice-Stationen vor Ort eingecheckt.
Zwei Einladungswege, ein gemeinsamer Datenbestand
Die Anmeldung zum Event erfolgte über zwei technisch getrennte, aber in einem gemeinsamen Event gebündelte Wege:
1. Anmeldung über Dynamics 365 Marketing
Externe Gäste und Geschäftspartner:innen wurden über die Marketingapp von Dynamics 365 eingeladen. Dabei wurde:
- Kontaktverlauf (Customer Journey) genutzt,
- eine personalisierte E-Mail versendet,
- ein Anmeldeformular aus Dynamics 365 verlinkt in dem auch eine Begleitperson hinzugefügt werde konnte,
- nach erfolgreicher Anmeldung ein QR-Code zur erfolgreichen Eventregistrierung versendet.
2. Anmeldung über Microsoft Forms und Power Automate
Für die internen Einladungen wurde ein anderer Weg gewählt:
- Der Versand erfolgte per klassischer E-Mail per Du und mit einem Link zu einem Microsoft Forms Formular.
- Die Formularantworten wurden mithilfe eines Power-Automate-Flows verarbeitet.
- Anschließend wurde automatisch eine Registrierung im Event erstellt.
- Auch hier erhielten die Teilnehmenden anschließend eine E-Mail mit ihrem individuellen QR-Code.
Beide Wege führten zu einer einheitlichen Eventdatenbasis, sodass beim Check-in alle Gäste digital erfasst werden konnten.
Ablauf an den Selfservice-Stationen
Die Check-in-Stationen waren als Selbstbedienungspunkte konzipiert. Die Oberfläche wurde intern mit Microsoft PowerPoint gestaltet. 
Die Gäste konnten sich durch das Scannen des zuvor zugesandten QR-Codes selbstständig einchecken. Das Empfangsteam war begleitend vor Ort, musste jedoch nur vereinzelt unterstützen. Die Stationen standen auf Stehtischen und konnten unkompliziert im Vorbeigehen genutzt werden.
Live-Überblick während des Events
Über mobile Geräte konnte das Organisationsteam während der Veranstaltung:
- den aktuellen Check-in-Status einsehen,
- Ankunftszeiten nachverfolgen
- und bei Bedarf Korrekturen an Kontaktdaten vornehmen.
Falls Änderungen erforderlich waren, konnten Etiketten vor Ort direkt aktualisiert und neu ausgegeben werden.
Rückmeldungen aus der Praxis
Der Ablauf wurde von Teilnehmenden und dem Organisationsteam überwiegend positiv bewertet. Der Check-in konnte weitgehend eigenständig durchgeführt werden, wobei die Mischung aus digitaler Lösung und optionaler Unterstützung vor Ort gut angenommen wurde. Die Lösung sorgte für einen reibungslosen und schnellen Einlassprozess.
Fazit
Der Einsatz des digitalen Check-ins hat gezeigt, dass sich Veranstaltungsprozesse mit Hilfe von Microsoft-Technologien effizient gestalten lassen. Die eingesetzten Komponenten – Dynamics 365, Power Automate, Forms – ermöglichten eine einheitliche, automatisierte Datenverarbeitung.
Die hier eingesetzte Lösung wurde individuell auf den Anlass zugeschnitten. Vergleichbare oder abgewandelte Prozesse lassen sich je nach Bedarf auch für andere Veranstaltungsformate planen und umsetzen. Bei Interesse an einer Begleitung oder Beratung stehen wir gerne zur Verfügung.
