Zusammenarbeit leicht gemacht: Microsoft Teams

Die aktuelle Situation hat die Art und Weise, wie wir arbeiten und uns mit anderen Menschen treffen, grundlegend verändert. Da die Arbeit aus dem Homeoffice zur neuen Normalität geworden ist, müssen auch Unternehmen in der Lage sein, sich anzupassen und auf die neuen Bedürfnisse in der Kommunikation zu reagieren. Viele gute Gründe sprechen für Microsoft Teams.

Die Kollaborations-Plattform mit integrierten Microsoft-Tools ist für Unternehmen ein entscheidender Faktor bei der Umstellung auf Remotearbeit und bringt darüber hinaus noch viele weitere Vorteile. Als zentrale Plattform für Arbeit und Kommunikation erleichtert Microsoft Teams den Arbeitsalltag. Microsoft Teams gehört zur Microsoft 365-Familie (Office 365 ist jetzt Microsoft 365). Da es sich um ein Cloud-basiertes System handelt, kann von überall, auf jedem Gerät und zu jeder Zeit auf Informationen zugegriffen werden.

Die Vorteile von Microsoft Teams sind vielfältig. Viele beziehen sich auf eine erhöhte Zeitausnutzung und die Optimierung der Teamzusammenarbeit. Ein weiterer großer Pluspunkt bei der Verwendung von Microsoft Teams ist Sicherheit und Schutz der Software. Unternehmen jeder Größe können die Vorteile von Microsoft Teams nutzen. Gleichzeitig machen Funktionen wie benutzerdefinierte Hintergründe, KI-basierte Rauschunterdrückung und der Together-Modus Videokonferenzen mit Microsoft Teams für seine Benutzer*innen immer attraktiver.

Microsoft Teams: Vorteile und Funktionen

Verbesserte Kommunikation in Unternehmen durch Microsoft Teams

• Nachrichten, Sprach- und Videoanrufe in privaten und Gruppenchats (inklusive Emoji-, GIF- und Sticket-Bibliothek sowie Textformatting)
• Live Screensharing während der Sprach- und Videoanrufe für Besprechungen und Pair Programming ermöglicht unterschiedliche Bildschirme freizugeben und den Fernzugriff zu erlauben.
• Externe Gäste können in einen Kanal oder eine Besprechung eingebunden werden und über E-Mail-Links im Browser teilnehmen.
• Teams-Kanäle direkt per E-Mail adressieren: Jeder Kanal in Microsoft Teams hat eine eigene E-Mail-Adresse und jede Nachricht an diese Adresse wird automatisch im Stream geteilt. Das ermöglicht es auf eine einfache Weise alle Mitglieder des Kanals über einen aktuellen Stand zu informieren.
• Bis zu 10.000 Teilnehmer können sich per Videoanruf in wichtige Meetings einwählen oder eine Nachricht an alle Teilnehmer*innen versendet werden. Somit können viele Besprechungen in kleineren Runden, bei denen dieselben Informationen kaskadiert wird, vermieden werden.
• Breakout Rooms ermöglichen es, große Meeting-Gruppen in kleinere Sessions aufzuteilen. Die Funktion wird gegen Ende des Jahres 2020 erwartet.

Im Videocall mit Microsoft Teams können virtuelle Hintergründe verwendet werden. 

Einfache Zuordnung der Rechte und Rollen der Teams

• Kanäle ermöglichen eine einfache Organisation indem sie einem bestimmten Thema, einer Abteilung oder einem Projekt gewidmet sind.
• Kanäle können für alle Teammitglieder geöffnet oder privat und somit nur für eine ausgewählte Zielgruppe sichtbar sein.
• Dynamische Mitgliedschaften: Mitgliedschaften in einem Team können durch eine oder mehrere Regeln definiert werden, die in Azure AD nach bestimmten Benutzerattributen suchen.

Einfaches Dokumentenmanagement und Austausch von Dateien

• Austausch von Dateien erfolgt direkt in den Chats und Teams (Automatisches Dokumentenmanagement im Hintergrund in SharePoint, Berechtigungskonzept entsprechend der Teams in Microsoft Teams)

Gesteigerte Produktivität

• Nahtlose Integration von Microsoft Anwendungen: Microsoft Teams ist vollständig in Microsoft 365 integriert. Die gesamte Microsoft Office-Arbeitsfamilie ist verfügbar. Es kann auf Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, und viele mehr zugegriffen werden, die in Tabs zu den Chats und Teams hinzugefügt werden.
• Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit: Die Bearbeitung von Dokumenten kann zur gleichen Zeit wie andere Benutzer in der Organisation erfolgen (einfaches Co-Authoring). Dokumente werden innerhalb der Teams automatisch gespeichert und keine Informationen gehen verloren.
• Der Microsoft Teams Arbeitsbereich kann mit beliebigen Tools und Anwendungen auch von Drittanbietern erweitert werden. Es können Social Media-Plattformen wie Twitter, Marketing-Apps, Projektmanagementtools wie Asana, Jira, Trello, Evernote für die Notizenverwaltung oder andere Cloud-Storage-Lösungen wie Google Drive oder Dropbox integrieren werden. Es entfällt das tägliche Einloggen und Umherspringen auf den unterschiedlichen Seiten.

Die Azure DevOps Integration in Microsoft Teams vereinfach die Zusammenarbeit im Entwicklungsteam.

Keine Einschränkungen in Hard- und Software

• Auf Microsoft Teams kann überall, jederzeit und auf jedem Gerät zugegriffen werden – auf dem Handy, Tablet oder Desktop. Es wird sowohl unter Windows, Mac als auch unter iOS und Android unterstützt.

Mit der Microsoft Teams App überall erreichbar sein: Erstellen Sie Gruppen, Videokonferenzen und Aufgaben bequem über das Smartphone oder greifen Sie von unterwegs auf Kalender, geteilte Dokumente und Chatverläufe zu.

Sicherheit in Microsoft Teams

• Durch Multi-Faktor-Authentifizierung und sichere Gastzugänge ist Microsoft Teams sehr sicher.
• Verschlüsselung von Daten in der Übertragung und im Ruhezustand auch bei SharePoint und OneNote.

Viele weitere Möglichkeiten und Informationen über Microsoft Teams finden Sie bei Microsoft oder bei uns.

Unser Fazit: Microsoft Teams ist ein intuitives Tool, das eine produktive Arbeitsumgebung schafft. Sowohl Büro- als auch Remote-Mitarbeiter*innen können von verschiedenen Standorten auf Microsoft Teams zugreifen ohne im Punkto Sicherheit einbüßen zu müssen. Unter Verwendung der vielen Tools, die bereits in Microsoft 365 enthalten sind, bietet Microsoft Teams ein unverzichtbares, modernes Arbeitswerkzeug.

Sie wollen Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen einführen (oder haben es bereits eingeführt) und wollen es zum zentralen Knotenpunkt Ihrer Teamarbeit machen? Kontaktieren Sie uns für eine eintägige Microsoft Teams Schulung. Inhalt und Umfang unserer Schulungen lassen sich individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Sprechen Sie uns an.

Stand: November 2020