Microsoft Cloud for Nonprofit: Moderne Software-Lösung für NGOs

21. Dezember 2021

Microsoft Cloud for Nonprofit ist die digitale Rundum-Lösung für NGOs und alle gemeinnützigen Organisationen

Mit fortschreitender Technologie nehmen die Möglichkeiten Prozesse digital zu gestalten auch im NGO-Bereich zu. Branchenspezifische Anforderungen und Prozesse grenzen die Wahl einer geeigneten Softwarelösung jedoch weiter ein. Auf der diesjährigen Entwicklerkonferenz Ignite hat Microsoft die Veröffentlichung Geschäftsanwendungen für die häufigsten Prozesse von gemeinnützigen Organisationen angekündigt, die Microsoft Cloud for Nonprofit. Diese wurde gemeinsam mit Microsoft Partnern und gemeinnützigen Organisationen verschiedenster Größe entwickelt und beruhen laut Microsoft auf Best-Practices aus dem NGO-Bereich.

Mit Hilfe von Microsoft Dynamics 365, Microsoft Power Platform, Microsoft Azure und Microsoft Teams wurde eine nachhaltige und zukunftsfähige Plattform geschaffen, die gemeinnützigen Organisationen einen erleichterten Einstieg in die Modernisierung ihrer IT-Landschaft bietet.

Microsofts Engagement für den NGO-Sektor

Microsofts Engagement für den NGO-Sektor geht bereits einige Jahre zurück. Im Jahr 2017 wurde ein frei verfügbares Referenzdatenmodell entwickelt, welches die Grundlagen für eine Vielzahl von Digitalisierungsprojekten von gemeinnützigen Organisationen bildete. Dieses Datenmodell beschreibt unter anderem Tabellen, Eigenschaften und Beziehungen zwischen Objekten aus den Bereichen Fundraising, Spendenverarbeitung, Finanzen, Mitgliederverwaltung, Freiwilligenmanagement und Veranstaltungsmanagement.

Auf Basis dieses einheitlichen Datenmodells haben Microsoft Partner und gemeinnützige Organisationen ihre Projekte umgesetzt, sodass hier eine NGO-übergreifende einheitliche Sprache entstanden ist. Die Veröffentlichung des Referenzdatenmodells war jedoch nur der erste Schritt, im Jahr 2018 wurde der Nonprofit Accelerator ebenfalls frei zugänglich veröffentlicht. In diesem Accelerator aggregiert Microsoft Beispielanwendungen für NGO-Prozesse, die mit Hilfe von Microsoft Dynamics 365 implementiert wurden. Diese Beispielanwendungen basieren auf dem Referenzmodell und katalysieren die erfolgreiche Einführung von Geschäftsanwendungen für den Sektor der gemeinnützigen Organisationen. Nach eigenen Aussagen arbeitet Microsoft mit mehr als 200.000 gemeinnützigen Organisationen zusammen und hat die Erfahrungen aus dieser Zusammenarbeit in die Entwicklung mit einfließen lassen.

Aufbau der Microsoft Cloud for Nonprofit

Microsofts Vision hinter der Cloud für gemeinnützige Organisationen ist die Modernisierung und Transformation der Kontaktaufnahme mit Interessent:innen, Unterstützer:innen und Spender:innen. Diese basiert auf der Kombination mehrere Bestandteile der Lösung, welche einen ganzheitlichen Prozess ausgerichtet Interessent:innen, Unterstützer:innen und Spender:innen

  1. Fundraising und Engagement: Diese App umfasst Funktionalitäten für Interessenten-, Haushalts- und Spenderverwaltung. Neben der Pflege von Stammdaten wie Adressen und Anreden können Kontakte in Haushalten zusammengefasst werden. An jedem Kontakt können schnell und intuitiv eingegangene Spenden und Lastschriftversprechen eingesehen und bearbeitet werden. Potentielle Neuspender:innen, die sich zum Beispiel für eine Erbschaftsspende oder eine Firmenkooperation interessieren, können mit Hilfe der Cloud for Nonprofit transparent gepflegt und zielgerichtet angesprochen werden. Des Weiteren verspricht Microsoft, dass diese App die Spenden- und Lastschriftenabwicklung unterstützt. Die korrekte Zuordnung von Spenden zu Spendenzwecken wird innerhalb von Fundraising und Engagement genauso unterstützt wie die Zuordnung zu der ursprünglichen Marketingkampagne, über die eine
    Spende gewonnen wurde. Darüber hinaus umfasst die Microsoft Cloud für Non-Profit-Organisationen die Bereiche rund um Veranstaltungsmanagement und Verwaltung von Marketinglisten und -kampagnen.
  2. Donor Journeys: Viele gemeinnützige Organisationen sind für ein erfolgreiches Arbeiten auf die Mithilfe von Freiwilligen angewiesen. Mit Hilfe von Microsoft Dynamics 365 Marketing lassen sich die Anforderungen an personalisierte Kontaktstreckten (Customer Journeys) je nach Geschäftsvorfall komfortabel umsetzen. Ein modernes Segmentierungswerkzeug hilft bei der zielgruppengerechten Selektion von Freiwilligen, Interessent:innen und Spender:innen auf Basis der in Dynamics 365 gespeicherten Daten.
  3. Volunteer Management: Damit die Verwaltung und Pflege von neuen Freiwilligen und Bestandshelfern nicht mehr mit Hilfe von Excel, Word oder eigens dafür individuell entwickelten Lösungen erfolgen muss, umfasst die Cloud for Nonprofit eine App mit deren Hilfe das Recruitment, Onboarding und Verwalten von Freiwilligen in Dynamics 365 durchgeführt werden kann. Die Freiwilligen können in der App mit ihren personenbezogenen Daten und Fähigkeiten verwaltet werden. Auf der Kontaktkarte der Freiwilligen ist schnell und übersichtlich zu sehen, welche Einsätze geplant oder bereits durchgeführt sind.
  4. Volunteer Engagement: Innerhalb dieses Bereiches der Cloud wird der Fokus vor allem auf die Vereinfachung der Prozesse gelegt, die es Freiwilligen ermöglichen, sich für eine Mitarbeit anzumelden. Um dies zu erreichen, hat Microsoft ein Freiwilligenportal entwickelt, indem jede:r Freiwillige anhand ihrer Fähigkeiten, Interessen und ihres Zeitplans nach Möglichkeiten suchen kann, sich zu engagieren. Neben der Suche nach unterschiedlichen Kampagnen oder Aktionen ist die Freiwillige außerdem in der Lage, direkt ihr Interesse an der Mitarbeit zu hinterlegen.

Die oben genannten Funktionsbereiche sind nur ein Auszug aus den Möglichkeiten, die innerhalb der Cloud for Nonprofit geschaffen wurden. Jedoch zeigt bereits dieser kleine Ausschnitt, dass mit dieser Lösung von Microsoft eine Vielzahl von Standardszenarien einer gemeinnützigen Organisation in einer zukunftsorientieren Cloud-Lösung abgebildet werden können. Die Hauptziele der Lösung sind:

  • Erfassen und Kennenlernen der Bedürfnisse der Interessent:innen, Unterstützer:innen und Spender:innen
  • Effiziente Gestaltung der Programmarbeit
  • Schnellere Erreichung von Kampagnenzielen und Organisationszielen
Microsoft-Cloud-for-Nonprofit-Vision

©Microsoft

Die Vorteile der Nutzung der Cloud for Nonprofit

Mit einem Umzug Ihrer Geschäftsanwendungen in die Microsoft Cloud bieten sich Ihrer Organisation eine Vielzahl von Vorteilen. Aus unserer Erfahrung in der Zusammenarbeit mit gemeinnützigen Organisationen wissen wir, dass der Einsatz von Branchenlösungen aktuell noch sehr verbreitet ist. Der Nutzen einer Branchenlösung ist offensichtlich: Sie bilden Fundraising und Spenderverwaltung sehr gut ab. Jedoch bieten sie oftmals nur ungenügend Funktionalitäten im Hinblick auf Standardprozesse wie Marketing und Finanzwesen. Dies ist mit der Nutzung der Cloud for Nonprofit anders, denn die dort implementierten Apps wurden vornehmlich auf Basis von Microsoft Dynamics 365 und der Microsoft Power Platform entwickelt.

  • Inkludierte Integration von Standard-Geschäftsprozessen: Microsoft Dynamics 365 bietet neben den Apps für NGOs out-of-the-box noch weitere Geschäftsanwendungen zu Vertrieb, Kundensupport und Marketing an. Sollte in Ihren Einsatzszenarien die Nutzung einer dieser Anwendungen sinnvoll sein, ist dies problemlos möglich.  Die Geschäftsanwendungen in der Microsoft Cloud sind modular aufgebaut und teilen sich im Hintergrund dieselbe Datenbank zur Haltung Ihrer Daten. Die Modularität ermöglicht es Ihnen flexibel auf Mitarbeiterebene zu entscheiden, welcher Mitarbeiter welche App nutzen soll. Mit dem Umstieg schaffen sie langfristig Datensilos bzw. fragmentierte Daten ab und ermöglichen eine Rundumsicht auf Ihre Interessent:innen, Unterstützer:innen und Spender:innen.
  • Microsofts Kollaborationstool Teams als Single-Point-of-Work: Die im vorherigen Abschnitt beschriebenen Funktionen sind Teil einer Lösung, die mit Hilfe von Microsoft Azure, Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365 und Microsoft Power Platform implementiert wurde. Dies bedeutet für Sie, dass Sie bei der Nutzung der Cloud for Nonprofit auf die Kollaborationswerkzeuge zugreifen können. Microsoft Teams kann bei Bedarf als Single-Point-of-Work eingerichtet werden, da es problemlos möglich ist, die Bestandteile von Microsofts NGO-Lösung integriert in Teams zu nutzen.
  • Umfassende Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten: Sie können die Apps der Microsoft Cloud for Nonprofit bei Bedarf an Ihre Anforderungen anpassen und erweitern. Ermöglichen tun dies die integrierten Werkzeuge für das Customizing von Microsoft Dynamics 365 und der Power Platform.
    • Mit Microsoft Power BI, können Sie die Daten aus Ihren Geschäftsanwendungen durch vorgefertigte Konnektoren einfach einbinden und im Rahmen der Informationsgewinnung interaktive Dashboards und Visualisierungen aus diesen und weiteren Datenquellen erstellen.
    • Mit Microsoft Power Apps und Power Automate können von Ihnen geschulte Mitarbeiter:innen eigenständig ohne Programmierkenntnisse responsive mobile-Apps sowie Automatisierungen erstellen.
    • Für komplexe Anforderungen, wie zum Beispiel das Verarbeiten von Transaktionen oder die Integration von externen Anwendungen, können Werkzeuge von Microsoft Azure genutzt werden. Mit Hilfe von Microsoft Azure kann eine skalierbare und performante Lösung garantiert werden.

    Preise und Lizensierungsmodell der Cloud for Nonprofit

    Damit Sie das Angebot von Microsoft nutzen können, müssen Sie in einem ersten Schritt von Microsoft als gemeinnützige Organisation anerkannt werden. Ist dieser Schritt getan, umfasst das Preismodell momentan drei unterschiedliche Lizensierungen, wobei die aktuellen Preise bisher nur in USD feststehen (Stand Dezember 2021):

    1. Basic: Die Basic-Lizenz umfasst grundlegende Funktionalitäten aus dem Bereich Fundraising und Freiwilligenmanagement. Nicht inkludiert sind zum Beispiel Funktionalitäten zur Automatisierung von Kontaktstrecken, die zur Abbildung von Donor Journeys genutzt werden können. Des Weiteren sind die Support- und Weiterbildungsangebote eingeschränkt.
    2. Standard: Die Standard-Lizenz unterscheidet zwei Pläne. Je nach der Größte Ihrer Organisation und Anzahl an Mitarbeiter:innen, die mit den Anwendungen arbeiten sollen, fallen Sie unter Plan 1 oder Plan 2.
      Alle Organisationen mit weniger als 250 Mitarbeiter:innen können den günstigeren Plan 1 nutzen. Der Funktionsumfang von Plan 1 und Plan 2 unterscheidet sich nicht und umfasst alle Funktionalitäten aus Fundraising, Volunteer Management und Donor Journeys. Des Weiteren können Sie mit den Standard-Lizenzen auf ein erweitertes Support-Angebot seitens Microsoft zurückgreifen.
    3. Azure Services: Je nach genutztem Funktionsumfang können bestimmte Aufgaben an Azure-Dienste ausgelagert werden. Hierbei ist zu beachten, dass Azure unabhängig der von Ihnen genutzten Version der NGO-Cloud eigenständig abgerechnet wird. In der Regel erfolgt die Abrechnung nach dem nutzungsbasierten Abrechnungsmodell, sprich, Sie zahlen nur für Ressourcen, die sie in Anspruch genommen haben.
    Microsoft Cloud for Nonprofit

    Unser Fazit

    Die Microsoft Cloud for Nonprofit ist ein innovatives und breit aufgestelltes Angebot für alle Organisationen, die Spendengelder verwalten oder auf die Mitarbeit von Freiwilligen angewiesen sind. Zudem ist die Cloud ein Katalysator für Digitalisierungsvorhaben, da sie eine gute Grundlage für zukünftige Erweiterungen bildet. Nichtsdestotrotz muss festgehalten werden, dass die angebotene Lösung von Microsoft insbesondere in Zusammenarbeit mit NGO aus dem englischsprachigen Raum entwickelt wurde. So ist unteranderem fallabhängig zu untersuchen, ob es bei einem Einsatz im deutschsprachigen Raum zu möglichen Einschränkungen kommen kann- etwa, inwieweit das Angebot unter anderem der deutschen Gesetzesgrundlage
    hinsichtlich Nebenbuchhaltung gerecht wird.

    Wie PROLAN Sie unterstützen kann

    PROLAN verfügt über mehrjährige Erfahrung im NGO-Sektor und durfte bereits mehrere gemeinnützige Organisationen bei der Modernisierung ihrer IT-Infrastruktur und der Einführung von neuen Geschäftsanwendungen unterstützen. Unsere Mitarbeiter:innen verfügen über ein tiefgehendes Verständnis der etablierten NGO-Prozesse. Gemeinsam mit Ihnen nehmen wir gerne Ihre aktuellen Prozesse auf, identifizieren Optimierungspotenziale und gleichen diese mit dem aktuellen Funktionsumfang der Microsoft Cloud ab. Bei Abweichungen erarbeiten wir mit Ihren Mitarbeitern:innen auf Sie zugeschnittene Lösungskonzepte und setzen diese mit Hilfe der Standardwerkzeuge von Microsoft um. Bei der Einführung neuer Geschäftsanwendungen sind die Schulung der Mitarbeiter:innen und das aktive Management der Veränderung nicht zu unterschätzende Projektaufgaben, bei denen wir mit bewährten Methoden unterstützen.

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